Videomeetings werden so schnell persönliche Meetings nicht ersetzen. Die Technik und Ausstattung ist noch nicht so schnell oder ausgereift, dass wir dieselben verbalen Diskussionen halten oder entsprechend gestikulieren können. Das ganze führt aber zu einem entscheidenden Vorteil: Die Meetings sind effizienter und dadurch meist schneller fertig. Wir bei BEYONDER führen jede Woche mindestens zehn Videomeetings durch und wollen unsere Erfahrungen teilen.
Was ist bei Online-Meetings anders?
Es gibt zwei wesentliche Aspekte. Erstens die Geschwindigkeit des Internets und des internen Netzwerks, zweitens die Geschwindigkeit des Computers und zu guter Letzt eure Hardware für Kamera und Mikrofon. Stimmt etwas nicht, kommt es zu Verzögerungen. Entweder ist Bild und Ton nicht synchron oder man erkennt oder versteht euch nicht. Heute ist zwar jedes Notebook mit Kamera und Mikrofon ausgestattet, damit aber vor allem die Tonqualität gut ist und kein Hall entsteht, übernimmt häufig die Video-Software ihre Arbeit.
2 Tipps die dein Leben vereinfachen
Bevor wir zu den Regeln kommen, versuche Ordnung und Struktur in deine Vorbereitung zu bekommen. Dabei kann es ganz einfach sein. Sicherlich nutzt du deinen Kalender, in Outlook, den Google Calendar, iCal von Apple, was auch immer. Sorge dafür, dass deine Meetings organisiert sind, jede Einladung mit Link und evtl. sogar Besprechungsnotizen versehen ist. Praktisch für dich und auch für alle Teilnehmer, wenn es darum geht, das Thema kurz vor Beginn nochmals vor Augen zu führen. Wenn dann gleich noch der Link integriert ist, ist man stets nur einen Klick davon entfernt teilzunehmen (die App öffnet sich automatisch).
Ob ihr nun Ideen entwickelt, Marketingpläne schmiedet, Prozessoptimierungen angehen wollt oder einfach ein wildes Brainstorming durchführt: Macht die Notizen nicht einzeln. Zoom hat hierzu die Integration von Apps ermöglicht. Was bietet sich dann besser an, als Kollaborationsplattformen wie Mural oder Miro zurückzugreifen?
Was das absolut geniale daran ist? Gemeinsam im Meeting, tragt ihr auf einer Oberfläche eure Inhalte zusammen. Live und in Farbe! Das noch viel Bessere daran: Es reicht, wenn eine Person einen Gratisaccount hat - die restlichen Teilnehmer können via Einladungslink als Gäste mitarbeiten.
Es lohnt sich dann auch einmal die weiteren Integrationen anzuschauen. Möglicherweise gibt es bereits für die Software, die du täglich nutzt, eine Verbindung. Gerade in den jetzigen Zeiten, wenn es wichtig ist, dass die Kommunikation für hybride Teams (im Office und zu Hause) vereinfacht wird. Damit die Etiquette in den Meetings auch stimmt, haben wir 7 Regeln zusammengetragen, die nichts an ihrer Gültigkeit verloren haben.
Regel 1: Meetings um ~20 % kürzen
Die Aufmerksamkeitsspanne sinkt enorm in Online-Meetings, weil man sich enorm stark auf einen Punkt konzentrieren muss. Da häufig die Tonqualität schlecht ist und der Bildschirm am Notebook klein ist, wird es mit der Zeit umso anstrengender. Deswegen sollte man die Meetings grundsätzlich kürzer halten, mehr Pausen einbauen oder sich Zeit für Off-Topic Gespräche nehmen (siehe letzter Tipp).
Tipps, um die Zeit einzuhalten
- Kurze Agenda verschicken (pro 15 Minuten ein Stichwort)
- Zu teilende Bildschirminhalte vorher vorbereiten
- Für neue Teilnehmer ohne Videomeeting Erfahrung 10 Minuten früher starten zum Einrichten.
Regel 2: Gute Internetverbindung
5G wäre die optimale Lösung für die meisten Probleme in Bezug auf eine stabile Internetverbindung. Wir sind heute zwar sehr schnell im Netz unterwegs, aber die Datenmengen sowie die Zugriffe von zu Hause haben massiv zugenommen. Früher hatte ich zu Hause nur 2-3 Geräte im Netz. Heute sind es 20!!! Pro Person in unserem Haushalt sind es im Schnitt fünf Geräte. Die Sonos-Box, der Computer, das Smartphone, das Tablet, der Kühlschrank - OK, der nicht wirklich ;-)
Tipps bei schlechter oder instabiler Internetverbindung
- Video deaktivieren
- Besser per Kabel den Computer verbinden anstatt per WLAN
- Überflüssige Geräte aus dem WLAN verbannen
Regel 3: Gutes Mikrofon
Headset oder Notebook Mikrofone erfassen zwar eure Stimme gut, aber alles andere rundherum ebenfalls. Aber auch das, was aus den Boxen kommt. Dabei ist die Tonqualität um einiges wichtiger als die Tonqualität.
Tipps um die Tonqualität zu verbessern
- Headset anstatt Computermikrofon verwenden
- Falls kein Headset vorhanden zumindest Kopfhörer
- Ruhiger Raum, der nicht hallt
- Getränke wie Kaffeetassen oder Gläser nicht in der Nähe des Mikrofons platzieren, da es sonst zu fest klappert
Regel 4: Ausreden lassen
Teilweise muss man mit Zeitverzögerung in Online-Video-Meetings rechnen, die man beim Sprechen selbst nicht spürt. Sobald es aber ein Sprecherwechsel gibt, merkt man es. Grundsätzlich sollte man in jedem Gespräch sein Gegenüber ausreden lassen, online verzögern solche Unterbrüche den Austausch und das Meeting.
Tipps für besseres Verständnis
- Mikrofon stumm schalten, wenn man nicht redet
- Als Host oder Moderator die Teilnehmer stumm schalten und mit Handzeichen über Video arbeiten oder wie in Zoom möglich im Reaktionen in Form von Handzeichen.
Regel 5: Professionell Auftreten
Im eigenen Team und mit den Kollegen kann man ja mal ein Auge zudrücken. Aber mit Kunden, Partnern oder Lieferanten sollte man so wertschätzend sein, etwas Ordnung zu schaffen.
Tipps für den professionellen digitalen Umgang
- Casual kleiden (siehe weitere Tipps fürs Homeoffice)
- Hintergrund aufräumen (Schrank, Tisch, etc.)
- Kein Gegenlicht zur Kamera
- Virtuellen Hintergrund verwenden, wie bspw. Zoom es anbietet
- Mit kompletten Namen im Videochat anmelden
- Gutes Profibild als Ersatz für Video
- Vorher Technik testen
- Nutzt euren Computer oder Tablet anstatt das Smartphone
Regel 6: ein Moderator beim Teilen des Bildschirms
Gerade, wenn etwas präsentiert werden muss, man einen Vortrag oder eine Schulung hält, muss man seine üblichen Präsentationstechniken etwas anpassen. Aber auch die Empfängerseite ist gefordert und muss sich vor allem viel mehr konzentrieren als üblich. Kürzen und reduzieren ist angesagt.
Tipps für bessere Präsentationen
- Kurze Monolog-Sessions von 5 bis 10 Minuten und dann Dialog starten
- Bildschirm teilen beenden, wenn der Fokus wieder auf den Redner gelegt werden soll
- Digitales Whiteboard anstatt Wandtafel verwenden
- Nutzt 4:3 Präsentationen, um die Teilnehmer Bildschirme nicht ganz zu füllen und Platz für Notizen zu lassen. Warum?
- Auf Animationen in Präsentationen verzichten
Tipps für besseres Zuhören bei Online-Präsentationen
- Nutzt den Vollbild-Modus bei kleinen Bildschirmen
- Wer keinen zweiten Bildschirm hat, sollte Notizen auf Papier oder dem Tablet machen
- Je nach Verhältnis eures Bildschirms und der Freigabe nutzt keinen Vollbild-Modus, sondern die ungenutzte Fläche für Videos oder Präsentationen. Dies funktioniert am besten, wenn euer Bildschirm breiter ist als die Freigabe (euer Bildschirm 16:9 und die Freigabe 4:3)
Regel 7: Spass haben und Emotionen zeigen
Wir sollten natürlich nicht vergessen, dass trotz der Digitalisierung die Menschlichkeit im Vordergrund steht. Denn genau wegen dieser macht man Online-Video-Meetings. Sonst könnten wir Mails schreiben oder Telefonkonferenz durchführen.
Tipps für mehr Spass
- Plant zu Beginn 5-15 Zeit ein für einen sozialen Austausch
- Bei längeren Meetings, nach 30 Minuten eine kurze, geplante Kaffeepause
- Zum Schluss noch ein bisschen Spass mit eurem Online-Meeting-Programm einbauen. In Google Hangout kann man sich zum Beispiel verkleiden
